电子档案管理系统是现代信息化时代的必然产物。它使得各个领域的档案管理工作变得更加高效和便捷。本文将详细介绍电子档案管理系统的概念、特点、功能以及应用。电子档案管理系统是以计算机技术为基础的一种信息化管理系统。它将档案数字化并进行管理、检索、保管、共享、传递、利用和审查。该系统集成了多种独立的技术手段，包括数字化扫描、图像处理、光学字符识别、语音录入、数据挖掘、信息检索、网络传输等等。这些技术手段能够实现对档案全生命周期的自动化管理和处理。

电子档案管理系统的特点在于资源共享性、信息安全性、管理效率性、数据可靠性以及信息化水平高。它实现了档案资源的数字化，在不同机构之间进行共享和交换变得容易，可以有效避免重复建设、重复收集和浪费资源的情况。此外，该系统采用了先进的加密技术和管控机制，能够确保档案资源不受非法侵入、篡改、损毁和泄密的风险。同时，该系统实现了对档案的快速获取、查询、检索、分类、整理、审核等操作，使得档案管理工作变得更加高效和便捷。采用多种备份技术和冗余机制，能够保证档案数据的安全性和可靠性。此外，该系统采用了一系列先进的技术手段，是信息化建设的重要组成部分。
电子档案管理系统的功能主要包括数字化档案存储、档案文件检索、档案文件共享、档案审查与归档以及数据备份与恢复等。它可以将各种类型的档案原件数字化，形成电子档案，实现全程电子化管理。同时，它可以通过关键字搜索、分类筛选、时间范围等多种方式，实现档案文件的快速检索。此外，它可以实现不同机构之间的档案共享和交换，避免重复建设和浪费资源。采用该系统可以对档案文件进行审查、审核，并进行归档处理。此外，该系统可以对档案数据进行备份，避免数据丢失的风险，并能够快速恢复数据。
电子档案管理系统的应用非常广泛。政府机构需要处理大量的各种类型的档案，采用电子档案管理系统能够实现档案数字化和自动化管理，提高档案管理效率。同样，企业单位需要处理各种合同、报告、财务等档案，采用电子档案管理系统能够实现档案全生命周期自动化管理。