公文管理系统是指一种能够帮助机构或企业对公文进行管理和处理的软件系统。公文管理系统的主要功能包括公文录入、收文、发文、传阅、归档、查询等，它可以帮助机构或企业提高工作效率、减少工作量、提高公文管理的规范化水平。

公文管理系统的优点在于，它可以将各类公文的录入、传输、储存、查询等工作集中在一个系统中进行，大大降低了工作复杂度和出错率。同时，公文管理系统还可以提供多种统计分析功能，为机构或企业的决策提供有力的支撑。

公文管理系统的使用也面临着一些挑战和问题。首先，公文管理系统需要对机构或企业现有的公文工作流程进行全面的了解和分析，才能够设计出符合实际需要的系统。其次，公文管理系统需要与现有的信息系统进行无缝对接，确保数据的准确性和实时性。最后，公文管理系统的使用也需要进行培训和普及，使得所有用户都能够熟练掌握系统的使用方法。

为了更好地应对这些挑战和问题，公文管理系统需要具备以下几个方面的特点和功能：

（1）易用性：公文管理系统需要具备简单易用的特点，使得所有用户都能够轻松地掌握系统的使用方法。同时，公文管理系统还需要具备友好的界面设计，方便用户进行操作和管理。

（2）安全性：公文管理系统需要具备高度的安全性，在数据传输、储存和查询等方面都需要采取严格的安全措施，确保数据不被非法获取或篡改。

（3）可扩展性：公文管理系统需要具备可扩展性，可以根据实际需要进行功能的增删改查，满足机构或企业未来的发展需求。

（4）模块化设计：公文管理系统需要采用模块化的设计思路，将公文管理系统拆分为多个独立的模块，方便开发和维护。

（5）智能化：公文管理系统需要具备一定的智能化功能，例如自动识别公文类型、自动整理公文编号等，提高工作效率和减少出错率。

在以上特点和功能的基础上，公文管理系统还需要注意以下几个方面的问题：

（1）数据标准化：公文管理系统需要对公文数据进行标准化处理，包括公文编号、公文主题、公文内容等，以便于系统的自动识别和统计分析。

（2）流程优化：公文管理系统需要对机构或企业的公文工作流程进行优化，减少冗余环节和手动操作，提高工作效率。

（3）培训和普及：公文管理系统的使用需要进行培训和普及，使得所有用户都能够熟练掌握系统的使用方法，并且能够发挥系统的最大作用。

综上所述，公文管理系统作为一种辅助工具，可以帮助机构或企业提高公文管理的规范化水平和工作效率。但是，在使用公文管理系统的过程中，机构或企业需要注意以上问题和挑战，以便更好地应对未来的发展需求和变化。